Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für inländische B2B-Transaktionen verbindlich. Diese Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und soll die Digitalisierung sowie Transparenz in der Unternehmenskommunikation vorantreiben. Ziel ist es, die sogenannte Mehrwertsteuerlücke zu reduzieren und den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
- Vorrang elektronischer Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen.
- Formatanforderungen: Rechnungen müssen im strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x ausgestellt werden.
- Beschränkung anderer Formate: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (z. B. PDF) sind ab 2025 nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Ausnahmen von der Pflicht
Folgende Transaktionen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Leistungen an Privatpersonen (B2C)
- Bestimmte steuerfreie Leistungen, z. B. medizinische Dienstleistungen (§ 4 Nr. 8–29 UStG)
Übergangsregelungen
- 2025–2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.
- 2025–2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können bis Ende 2027 Papierrechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen nutzen, es sei denn, spezifische Ausnahmen greifen.
Einführung eines Meldesystems
Zusätzlich zur Einführung der E-Rechnung plant die Finanzverwaltung ein zentrales elektronisches Meldesystem, das transaktionsbezogene Umsatzsteuerdaten zeitnah erfasst. Ein genauer Starttermin steht noch nicht fest.
Handlungsempfehlungen
- Systeme modernisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und ERP-Software die neuen Anforderungen erfüllt.
- Mitarbeiter schulen: Informieren Sie Ihre Teams über die Änderungen und schulen Sie sie im Umgang mit E-Rechnungen.
- Geschäftspartner einbinden: Kommunizieren Sie die neuen Anforderungen frühzeitig an Ihre Geschäftspartner.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um die Umstellung vorzubereiten und von den Vorteilen dieser Reform zu profitieren.
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E-Rechnung als Chance zur Prozessoptimierung
Die Einführung der E-Rechnung bietet nicht nur Herausforderungen, sondern auch große Chancen, um interne Prozesse zu optimieren. Elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatisierte und deutlich effizientere Rechnungsverarbeitung. Unternehmen können Fehler reduzieren, Kosten senken und Bearbeitungszeiten verkürzen. Darüber hinaus wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsprozesse erhöht, was insbesondere im Hinblick auf Prüfungen und Nachverfolgbarkeit von Vorteil ist.
Für Unternehmen in Thüringen bietet sich hierbei eine besondere Möglichkeit: Die Thüringer Beratungsrichtlinie unterstützt Unternehmen dabei, diese Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Mit Hilfe der Förderung können Sie auf kompetente Beratung zurückgreifen, um Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und die Prozessdigitalisierung voranzutreiben.
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